Eine App für Rechnungen, eine Excel-Tabelle für Spesen, diverse Firmenkreditkarten – dieser häufig überbordenden Vielzahl an Organisationstools will das Schweizer Start-up Yokoy ein Ende setzen. „Ich kenne das selbst und weiss, wie mühsam das sein kann“, erzählt Lars Mangelsdorf, Mitgründer und Chief Customer Officer von Yokoy. Die fünf Gründer haben alle selbst Erfahrungen mit unpraktischen Finanzlösungen in Unternehmen gesammelt, so auch CEO Philippe Sahli: „Hinter Yokoy steht eine richtige Passion, denn Spesen sind ein Bereich, den jeder hasst.“ Mit dieser Überzeugung gründeten Devis Lussi, Lars Mangelsdorf, Melanie Gabriel, Philippe Sahli und Thomas Inhelder 2019 ihr Unternehmen.

Yokoy hat eine Komplettlösung für mittelgrosse und grosse Unternehmen gebaut, die alles unter einen Hut bringt. „Der Trend, nicht mehr auf Insellösungen zu setzen, kommt aus dem amerikanischen Raum“, so Mangelsdorf. Die Softwarebranche entwickelt sich schnell, es entstehen neue Tools, die oft nicht mit dem Basis-Rechnungsprogramm des Unternehmens kompatibel sind – Yokoy setzt auf eine Gesamtlösung, die sich stets weiterentwickelt und bei der Kunden immer auf dem neuesten technologischen Stand bleiben.

Das Bündeln von Finanzabläufen sei aber nur einer der Vorteile, so die Gründer von Yokoy. Das Besondere ist die KI, die hinter der Plattform steht. Mitarbeiter müssen mit der Yokoy-App nur ein Foto der Rechnung machen, der Rest passiert fast von alleine: Die KI erkennt und validiert verschiedene Belege und Umsatzsteuerrechnungen und erstellt einen Buchungssatz, der direkt ins Finanzsystem des Unternehmens übertragen wird. Mangelsdorf sagt: „So können Unternehmen bis zu 80 % ihrer Ausgabenverwaltung automatisieren.“ Das bedeutet eine Menge Zeit- und Aufwandsersparnis für die Unternehmen. „Jeder Kunde hat eine KI, die auf ihr individuelles Ausgabeverhalten spezialisiert ist“, so Sahli. Ab und zu stösst sie dabei auch auf Unregelmässigkeiten; diese stellen die übrigen 20 % dar. „Diese Ausreisser werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen zur manuellen Überprüfung weitergeleitet“, erklärt Sahli. „Für die Unternehmen ergibt sich so geringster Aufwand bei gleichzeitig grösstmöglicher Sicherheit.“ Die KI-basierte Lösung stellt einen entscheidenden Vorteil gegenüber vergleichbaren Programmen anderer Softwareanbieter dar: „Denn wenn die anderen Softwareunternehmen einmal ohne KI gestartet sind, ist es superschwer bis unmöglich, im Nachhinein eine zu implementieren“, erklärt Sahli. Mangelsdorf ergänzt: „Deshalb können wir als so junges Unternehmen auch mit Grössen wie SAP oder Ariba mithalten.“

Auf die Idee, eine KI als Fundament ihres Finanzmanagement-Tools zu benutzen, kam Mitgründer und Chief Technology Officer Devis Lussi. „Ihm war von Anfang an klar, dass wir durch die KI einen enormen Vorteil haben würden“, so Sahli. Der promovierte Physiker arbeitete vier Jahre lang im Quant and Analytics Team bei EY, wo er zahlreiche Risiko- und KI-Projekte leitete. Lussi entwickelte den Algorithmus, dessen Weiterentwicklung sich heute ein achtköpfiges Forscherteam im KI-Labor in Zürich widmet. „Dort verbessern wir die Modelle und entwickeln sie weiter. Das ist unser Herzstück“, so Sahli. Der erwartete Vorteil zeigte sich bereits drei Jahre nach der Gründung. Zu Yokoys Kunden gehören u. a. die DPD Group oder die Schweizer Bank Swissquote, jüngst konnte Yokoy einen der grössten deutschen Automobilhersteller für sich gewinnen. Über die allermeisten der 500 Kunden herrscht jedoch Stillschweigen.

Die fünf Gründer brachten je fünf bis zehn Jahre Arbeitserfahrung mit und setzten sich gemeinsam ein Jahr mit der Planung und Strategieentwicklung auseinander, bis sie 2019 Yokoy gründeten. Sie stammen alle aus unterschiedlichen Sektoren und haben sich über die letzten zehn Jahre verteilt kennengelernt: Lars Mangelsdorf schloss eine duale Ausbildung zum Kaufmann ab, nach verschiedenen Stationen in der Start-up-Branche landete er bei Beekeeper, wo er Philippe Sahli kennenlernte. Der wiederum studierte in London Accounting and Finance und startete nach seinem Studium bei EY – dort lernte er Devis Lussi kennen, der später die KI für ihr Tool bauen sollte. In seiner Position als CFO bei Beekeeper erkannte Sahli, wie gross der Bedarf an einem besseren Spesenmanagement-Tool ist. Darüber hinaus knüpfte er Kontakte zu anderen CFOs. Die Netzwerke der fünf Gründer erwiesen sich als praktisch: „So konnten wir direkt an die richtigen Leute in den Unternehmen herantreten“, so Sahli.

Während die Pandemie anderen Unternehmen Steine in den Weg legte, kam sie der Entwicklung von Yokoy zugute. Mangelsdorf erklärt: „In dieser Zeit haben sich die Unternehmen überlegt, wie sie sich für sie Zukunft ready machen wollen.“ Sahli ergänzt: „Mitarbeiterstruktur und Approvement-Flows mussten digitalisiert werden, weil jeder im Homeoffice sass.“ Mit seinem System, für das Mitarbeiter bloss eine App benötigen und bei dem der Rest quasi von alleine passiert, konnte Yokoy punkten. Ursprünglich startete das Unternehmen nur als Spesentool, mittlerweile gehören neben einem Tool zur Rechnungsverwaltung auch verschiedene Karten zu Yokoys Komplettlösung. Mangelsdorf: „Digitale und physische Karten sind in der Homeofficezeit mega-megarelevant geworden.“

Mit dem Produktsortiment ist auch das Unternehmen selbst gewachsen. Auf ihre Unternehmenskultur sind die beiden Mitgründer besonders stolz: „Man tendiert dazu, Leute einzustellen, die einem ähnlich sind“, so Sahli, „dabei ist wissenschaftlich bewiesen, dass ein diverses Team besser performt.“ Besonders am Anfang steckten die Gründer viel Sorgfalt in den Aufbau ihres Teams, das heute 160 Mitarbeiter umfasst. Die Plattform ist in 60 verschiedenen Ländern – also auch 60 unterschiedlichen Finanzsystemen – verfügbar.

Diese Zahl soll natürlich weiter wachsen, sodass in möglichst vielen Ländern Finanzangelegenheiten zu einer schnell erledigten Aufgabe werden. Yokoys grosses Ziel ist es, die Finanzwelt zu revolutionieren. Im März 2022 konnte das Unternehmen in einer 80-Millionen-US-$-Finanzierungsrunde auch einige Kapitalgeber, etwa Sequoia Capital, von dieser Vision überzeugen. Nach der Expansion nach Österreich  und Deutschland soll nun auch in Amsterdam eine Geschäftsstelle eröffnet werden. Sahli: „Wir wollen, dass bald kein Unternehmen mehr mit unpraktischen Einzellösungen zu kämpfen hat.“

Philippe Sahli
...studierte an der Hult International Business School Finanz- und Rechnungswesen. Der CEO von Yokoy erkannte als Chief Financial Officer eines Schweizer Scale-ups das Potenzial eines komplexen Spesentools für grosse Unternehmen.

Lars Mangelsdorf
...war vor der Gründung von Yokoy im Software-Sales-Bereich tätig. Heute ist er als CCO von Yokoy für das Kundenmanagement verantwortlich.

Text: Juli Sixel
Fotos: Yokoy

Dieser Artikel erschien in unserer Ausgabe 3–22 zum Thema „KI“.