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Ein Auftrag beginnt oft mit einem Vertriebsgespräch, führt über ein Angebot in die Projektabwicklung und endet mit einer Rechnung. In vielen Dienstleistungsunternehmen liegen diese Schritte jedoch in verschiedenen Anwendungen. Diese Medienbrüche führen wiederum zu doppelten Dateneingaben und Lücken bei der Auswertung. Eine Projektmanagement-Software mit CRM-System kann die losen Kettenglieder zusammenführen – und damit sämtliche Abläufe vom Vertrieb bis zur Abrechnung deutlich verbessern.
Wie entstehen prozessuale Reibungsverluste im Projektgeschäft?
Hauptverursacher von Reibungsverlusten in den Prozessen von Dienstleistern sind softwaretechnische Insellösungen: Der Kundenkontakt liegt im CRM, das Projekt in einem PM-Tool, Arbeitszeiten in einer Tabelle und die Rechnung in der Buchhaltungssoftware. Daraus ergeben sich mehrere Herausforderungen:
- Daten müssen doppelt erfasst und händisch übertragen werden.
- Der Vertrieb sagt Termine zu, ohne die aktuelle Teamkapazität zu sehen.
- Die Projektleitung kennt wichtige Zusagen aus Verkaufsgesprächen nicht oder erfährt zu spät davon.
- Die Buchhaltung muss erfasste Arbeitszeiten später manuell den Positionen eines Auftrags zuordnen.
- Reports über mehrere Projekte lassen sich nur mit Exporten und Excel realisieren.
- Es bestehen DSGVO-Unsicherheiten.
- Die Pflege mehrerer Systeme und Schnittstellen verursacht einen hohen IT-Aufwand.
Lösen lassen sich diese Probleme, indem Insellösungen durch eine Projektmanagement-Software mit CRM-System ersetzt werden.
Welche Vorteile hat eine zentrale Projektmanagement-Software mit CRM-System?
Eine zentrale Projektmanagement-Software mit CRM-System verknüpft alle prozessrelevanten Daten – darunter Kunden, Vertriebschancen, Aufträge, Projekte, Zeiten und Rechnungen. Eine Lösung für die Dienstleistungsbranche, die diesem Konzept folgt, ist projectfacts von der 5 POINT AG.
projectfacts bündelt Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Ticketsystem und Personal in einem System. Die Software ist dabei nicht starr, sondern lässt sich im Hinblick auf Felder, Masken, Workflows und Auswertungen an individuelle Bedürfnisse anpassen. Über eine offene API können zudem weitere Systeme angebunden werden.
Die Projektmanagement-Software mit CRM-System sorgt für einen durchgängigen End-to-End-Prozess: Aus dem CRM-Kontakt entsteht ein Angebot, daraus ein Auftrag, daraus ein Projekt und später eine Rechnung. Termine, E-Mails, Tickets, Angebote und Rechnungen sind in der Kundenakte verknüpft und somit einfach abrufbar.
Ausserdem erhält die Ressourcenplanung einen direkten Bezug zum Vertrieb. Sie zeigt freie Kapazitäten, bevor ein Termin zugesagt wird. Weiterhin können Projektzeiten als abrechenbare Positionen in den Auftrag einfliessen. Im Controlling sind zudem wichtige Auswertungen wie ABC-Analyse, Sales Funnel und Soll-Ist-Vergleiche auf Basis des zentralen Datenpools möglich. Nach Angaben des Anbieters erfolgen diese Auswertungen in Echtzeit.
Welche Funktionsbausteine stellt projectfacts im Einzelnen bereit?
Im Projektmanagement lassen sich Zeiten, Ressourcen und Meilensteine planen. Klassische Projektstrukturpläne werden ebenso unterstützt wie agile Scrum- und Kanban-Boards. Warnsysteme weisen auf nahende Deadlines oder überschrittene Kapazitäten hin. Die Zeiterfassung funktioniert online, mobil und projektbezogen. Urlaube und krankheitsbedingte Ausfälle lassen sich ebenfalls verwalten.
Für die kaufmännische Seite verbindet projectfacts Angebote, Aufträge und Rechnungen. Individuelle Zahlungspläne und Abrechnungsregeln sind möglich. Eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle (DATEV Unternehmen online), ZUGFeRD, XRechnung und ein GoBD-Modus mit revisionssicherer Aufbewahrung unterstützen die Finanzprozesse. Auch Wartungs- und Supportverträge lassen sich abbilden. Eingehende E-Rechnungen können verarbeitet werden.
Das Ticketsystem bündelt Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen. Supportzeiten lassen sich am Ticket erfassen und abrechnen. Im CRM stehen Kundenakten, Vertriebschancen, Kommunikation und Serviceinformationen zusammen.
Eingesetzt wird die Projektmanagement-Software mit CRM-System beispielsweise bei der Slenderiser GmbH, einem Dienstleister für SAP-Beratung und -Entwicklung. Von dort heisst es: „Die Slenderiser GmbH benutzt projectfacts als CRM zur Kontaktpflege ebenso wie als Projekt- und Abrechnungstool. Da wir verteilt arbeiten, ist die Weblösung für uns gut geeignet. Die vielen Möglichkeiten zur Individualisierung kommen uns sehr entgegen.“
Ein Sprecher der kühn & weyh Software GmbH hebt vor allem die Verbindung von Projektverwaltung und Abrechnung hervor. Er sagt: „Ich würde projectfacts allen empfehlen, die ein gutes Projektmanagement-Tool mit einer einfachen Zeiterfassung brauchen.“
Zum Thema
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Online-Projektmanagement
Ressourcenplanung
Wie lässt sich projectfacts in bestehende Strukturen integrieren?
projectfacts ist darauf ausgelegt, mit gängigen Drittsystemen zu kommunizieren. Über eine REST-API und fertige Integrationen lässt sich die Software daher unter anderem mit DATEV, Microsoft 365, Outlook, Microsoft Teams und Banking-Anwendungen verbinden. Damit können bestehende Applikationen je nach Prozess weiter genutzt werden.
Die Einführung wird laut Anbieter begleitet. Ein Berater richtet ein Testsystem anhand der besprochenen Anforderungen ein. Die Testphase ist kostenlos. Entwicklung und Hosting erfolgen im Übrigen DSGVO-konform in Deutschland. Die Server stehen in Frankfurt am Main in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Das Wichtigste in Kürze:
Eine Projektmanagement-Software mit CRM-System reduziert doppelte Eingaben und Medienbrüche.
Vertrieb, Projektleitung und Abrechnung arbeiten mit denselben Vorgängen.
projectfacts verbindet CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Faktura und Tickets.
Bestehende Systeme können über Schnittstellen angebunden werden.
Für Dienstleistungsunternehmen entscheidet sich die Effizienz der Abläufe häufig an den Übergängen zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Abrechnung. Eine Projektmanagement-Software mit CRM-System kann diese Übergänge auf einer gemeinsamen Datenbasis abbilden. projectfacts verfolgt diesen Ansatz mit integrierten Modulen, anpassbaren Prozessen und Schnittstellen zu vorhandenen Systemen.
Häufige Fragen
Welche Probleme entstehen durch Insellösungen im Projektgeschäft?
Insellösungen verursachen doppelte Dateneingaben, führen zu Verzögerungen durch fehlende Absprachen und verursachen hohen IT-Aufwand durch die Pflege mehrerer Systeme.
Wie kann eine zentrale Projektmanagement-Software mit CRM-System helfen?
Eine solche Software verbindet alle prozessrelevanten Daten und verbessert Abläufe vom Vertrieb bis zur Abrechnung. Sie reduziert Medienbrüche und sorgt für effiziente Prozesse.
Welche Vorteile bietet projectfacts als integrierte Lösung?
projectfacts bündelt Projektmanagement, CRM und weitere Funktionen in einem System, bietet Anpassungsmöglichkeiten und kann durch APIs mit anderen Systemen verbunden werden.
Wie unterstützt projectfacts die Ressourcenplanung?
Die Software zeigt freie Kapazitäten an, bevor Termine zugesagt werden, und ermöglicht, dass Projektzeiten als abrechenbare Positionen in den Auftrag einfliessen.
Welche Integrationen bietet projectfacts für bestehende Systeme?
Über REST-API und fertige Integrationen kann projectfacts mit Anwendungen wie DATEV, Microsoft 365 und weiteren verbunden werden, um bestehende Prozesse nahtlos zu integrieren.
Impressum
5 POINT AG
Herr Thorsten Lenk
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