Immobilienverwaltung hinkt vielerorts hinterher

In vielen Immobilienverwaltungen laufen zentrale Prozesse nach wie vor auf Papier. Mietverträge werden ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt. Betriebskostenabrechnungen entstehen manuell anhand diverser Excel-Tabellen. Auf Eigentümerversammlungen stapeln sich die Aktenordner, die Kommunikation erfolgt in erster Linie per Telefon oder Brief. Digitale Systeme sind vielerorts noch nicht integriert, die Einführung von Software gilt als aufwendig, teuer oder ist intern mit Skepsis behaftet.

Auf der anderen Seite steigen die Erwartungen von Eigentümern und Mietern: Sie wünschen zeitnahe Rückmeldungen, übersichtliche Informationen, jederzeit verfügbare Unterlagen und zwar digital – gängige Apps und Portale haben hier Massstäbe gesetzt. Wer nicht mithalten kann, enttäuscht. Verzögerte Rückmeldungen, widersprüchliche Auskünfte und fehlende Dokumente führen zu Frustration.

Ein weiteres Problemfeld ist das Störungsmanagement: Schadensmeldungen per E-Mail oder Telefon landen bei Servicemitarbeitern, die sie manuell priorisieren und weiterleiten. Die Folge: lange Bearbeitungszeiten und fehlende Transparenz gegenüber Mietern und Eigentümern. Auch die Koordination von externen Dienstleistern ist mühsam. Handwerker sind oft überlastet, es fehlen verlässliche Rahmenverträge und Einzelabstimmungen kosten Zeit. Termine verzögern sich, Reparaturen bleiben liegen.

Zusätzlich stellt die Organisation von Stockwerkeigentümerversammlungen (STWE) hohe Anforderungen: Die Einladungen müssen fristgerecht und rechtskonform erfolgen, Unterlagen zusammengestellt, Abstimmungen vorbereitet und protokolliert werden. In vielen Fällen fehlt die technische Grundlage, um rechtssichere digitale Abstimmungen (eVoting) durchzuführen oder Versammlungen effizient zu organisieren.

Was eine Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung leisten kann

Speziell entwickelte Plattformen bewältigen die genannten Herausforderungen digital. Sie vernetzen alle Beteiligten – Bewirtschafter, Mieter, Eigentümer und Dienstleister – über ein zentrales System. Dadurch werden alle Prozesse der Immobilienbewirtschaftung deutlich effizienter und verlässlicher.

Kernfunktionen einer solchen Plattform sind ein sicheres Kommunikationssystem, strukturierte Prozesse für Reparatur- und Wartungsanfragen sowie ein digitaler Zugang zu Dokumenten und Informationen. Mieter und Eigentümer melden zum Beispiel Schäden an einer Immobilie über ein Portal, verfolgen den Bearbeitungsstatus und erhalten Rückmeldungen. Der Bewirtschafter priorisiert Aufträge und beauftragt direkt angebundene Dienstleister. Jeder Schritt ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Auch die STWE-Verwaltung wird einfacher: Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle werden zentral gespeichert und rechtssicher übermittelt. Digitale Abstimmungen ermöglichen die flexible Durchführung – auch ohne physische Präsenz der Eigentümer. Deine Plattform stellt sicher, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind.

Weitere Funktionen entsprechender Software umfassen die Abwicklung von Vermietungen: Inserate, Bewerbungen, Bonitätsprüfungen und Vertragsunterzeichnungen erfolgen digital. Wiedervermietungen lassen sich beschleunigen, Leerstände reduzieren. Darüber hinaus stehen Self-Service-Bereiche für Mieter und Eigentümer zur Verfügung, in denen sie Verträge, Abrechnungen und Protokolle jederzeit abrufen können.

Empfehlenswerte Plattformen lassen sich zudem über offene Schnittstellen nahtlos in bestehende ERP- und Bewirtschaftungssysteme einbinden: Etablierte Prozesse bleiben erhalten, neue digitale Features erleichtern und beschleunigen die tägliche Arbeit.

„Die Plattform für Immobilienbewirtschaftung“

Ein System für die digitale Immobilienverwaltung, das alle oben beschriebenen Anforderungen vorbildlich erfüllt, wurde von der Woonig AG mit Sitz in Bottighofen am Bodensee entwickelt. Ihre Plattform unterstützt die alltägliche Routine der Immobilienbewirtschaftung und verbessert sie durch clevere ergänzende Funktionen; sie ist modular aufgebaut und cloudbasiert und daher ohne gesonderte Infrastrukturkosten sofort einsetzbar.

Woonig wickelt die gesamte Kommunikation mit Mietern, Interessenten, Stockwerkeigentümern und Dienstleistern zentral ab. Ein Smart-Ticketing-System bündelt Anfragen, Anträge, Wartungsaufträge, Feedback und Schadensmeldungen kanal- und sprachübergreifend, sogar mehrsprachig. Mieter und Eigentümer nutzen App, E-Mail, Webportal, Messenger oder den integrierten Telefonassistenten. Rückmeldungen erfolgen automatisch. Kein Anliegen geht verloren, jeder Schritt ist dokumentiert.

Die Plattform erlaubt unkompliziert die Integration externer Handwerksbetriebe von der Anfrage über die Offerte bis zur Terminvereinbarung – halb- oder vollautomatisch, auf Wunsch sogar mehrsprachig und bei kurzen Reaktionszeiten.

Auch STWE-Versammlungen werden rechtssicher digital abgewickelt. Die Plattform erstellt Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle automatisch, berücksichtigt alle Abstimmungsarten und stellt ein digitales Dossier mit den vollständigen Dokumenten bereit. Integriertes eVoting erlaubt Abstimmungen vorab oder live während der Versammlung.

Die Plattform digitalisiert alle Mietangelegenheiten: Interessenten können sich online bewerben, Unterlagen einreichen und Verträge digital unterschreiben. Dokumente wie Abrechnungen, Hausregeln oder Mietbescheinigungen sind jederzeit abrufbar. Mieter wie Eigentümer erhalten über einen individuellen Login Zugang zu allen relevanten Stammdaten, Informationen und Services. Die Wiedervermietung von Objekten wird durch automatisierte Datenanreicherung, Exposé-Erstellung, Veröffentlichung auf Immobilienportalen und ein strukturiertes Bewerbermanagement beschleunigt, Leerstand reduziert. Informationen aus Bewerbungen lassen sich gegenüberstellen und Bewerber direkt miteinander vergleichen.

Wiederkehrende Prozesse wie standardisierte Antworten, Erinnerungen oder die Weiterleitung von Anfragen können dank Woonig automatisiert werden. Nichtsdestotrotz ist die Plattform konfigurierbar zum individuell gestalteten Mieter- und Eigentümerportal: Das steigert die Akzeptanz und reduziert Einführungsbarrieren.

Ein Alleinstellungsmerkmal von Wooning ist die integrierte Übersetzungsfunktion. Die gesamte Kommunikation kann in über 125 Sprachen geführt werden. Zu den Funktionen zählen Speech-to-Text- und Text-to-Speech-Übersetzungen für Sprachnachrichten und Telefon-Bots. Verständigungsbarrieren zwischen Bewirtschaftern, Mietern und Dienstleistern gehören damit der Vergangenheit an.

Möglich ist dies, da das Unternehmen bereits seit vielen Jahren Künstliche Intelligenz (KI) einsetzt. KI ist es auch, die Schreibassistenten zur Seite stellt und Dubletten bei Schadensmeldungen erkennt. Zukünftig wird die Technologie das Erstellen von Traktanden und Protokollen von STWE-Versammlungen, die Analyse und Überprüfung der Liegenschaftsreglements, Vorschläge und Automatisierungen bei der Ticketbearbeitung sowie die Bildbearbeitung in der Immobilienvermarktung übernehmen.

Zahlreiche namhafte Unternehmen setzen die Plattform bereits mit Erfolg ein. Emeria Gruppe, smeyers, ADT Innova, Camenzind Immobilien, Immolution, Bodag Immobilien u. v. m. haben dank Woonig nicht nur den Aufwand für die Immobilienverwaltung reduziert, sondern auch die Zufriedenheit bei Mietern und Eigentümern gesteigert.

Wer sich ein eigenes Urteil über digitale Immobilienverwaltung mit Woonig bilden möchte, kann hier einen Termin für eine kostenlose, unverbindliche Demo buchen.

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